Utfordringen
Med intranettet som SBABs primære kanal for internkommunikasjon var det behov for en digital arbeidsplass med en kulturbærende funksjon, i tråd med den moderne organisasjonen. Som felles kommunikasjonspunkt for alle som jobber i SBAB, Booli og Boappa, skulle intranettet reflektere bedriftskulturen og styringsmodellen, muliggjøre enkel navigering blant verktøy, informasjon og materiell, og lette ansattes hverdag ved å inneholde nyheter, informasjon og verktøy .
– Kultur og tilhørighet var veldig viktig for oss. Spesielt under pandemien, men fortsetter også ettersom mange av oss jobber delvis eksternt. Vi ønsket også den varme og imøtekommende følelsen som vi har når du kommer inn på våre kontorer på intranettet vårt, forklarer Monica Sandgren, som er ansvarlig for internkommunikasjon i SBAB.
I tillegg lanserte SBAB en ny merkevareplattform i 2020 som det tidligere intranettet ikke reflekterte. Det ble et viktig aspekt å levere på for Consid sammen med premisset om at SBAB ikke bruker skytjenester i et sikkerhetsperspektiv
Løsningen
Etter en felles analyse for å lande den rette løsningen, ble Sitevision valgt som plattform. Dette takket være kravene til høy sikkerhet fordi Sitevision ikke skiller seg funksjonelt om den brukes som skytjeneste eller internt, sammen med den gode redaktørvennligheten fordi de ønsket at alle ansatte skulle være redaktører. I tett digitalt samarbeid utviklet SBAB blant annet følgende funksjonalitet for å få “Helikopter”-intranettet til å fly internt:
Forenkler pålogging via enkeltpålogging
For å gjøre det enklere for brukeren logger du deg inn på intranettet og flere systemer som du kan klikke deg gjennom til samtidig som du logger deg på datamaskinen din via single-sign-on.
Sprer varme mellom ansatte
For å øke engasjementet oppfordres SBABs ansatte til å spre kjærlighet på intranettet. Med «5x love»-funksjonen kan de vise hverandre takknemlighet ved å fylle ut et skjema som blir til et kudos-kort. Kudoskortet inneholder et bilde av personen som gjenkjennes, en begrunnelse og avsender. Dette vises blant annet på startsiden til intranettet og gir kollegene positiv respons når de logger på intranettet.
Bli kjent med hverandre med personlige profilsider
Alle ansatte har personlige profilsider hvor den ansatte i tillegg til data fra personalsystemer også kan fylle ut informasjon som språkkunnskaper og «spør meg gjerne om». På denne måten kan de ansatte bli kjent med hverandre og enkelt finne og bruke hverandres kompetanse, fordi intranettet er en kraftig søkemotor.
Unngår “information overload” med personalisering av innhold
For å unngå «information overload» og legge til rette for oversikt over relevant informasjon, skjer personalisering av innhold basert på organisasjonstilhørighet, kontor og rolle – for eksempel for nyheter og på samlesider for styrende dokumenter og verktøy.
Hever automatiske driftsmeldinger
Ved å integrere intranettet med business intelligence-systemer, kan KPIer og sanntidsdata utnyttes på intranettet. Du kan også automatisk heve driftsmeldinger på intranettet med saker registrert av andre systemer.
Kvalitetskontroll av innhold med spesialutviklet påminnelse
Kvalitetsgjennomgangen av intranettets innhold sikrer SBABs ansatte at eieren har oppdatert informasjonen og holder innholdsmengden nede. Med Sitevision er det en grunnleggende funksjonalitet som inviterer redaktørene til å vurdere innholdet sitt årlig. Consid har bygget på dette for å tilpasse om en e-postpåminnelse skal skje oftere og dersom man ikke tar grep for å gjennomgå innholdet, sendes en ekstra påminnelse.
De rette betingelsene for behandling med Sitevision Web Analysis
Etter at intranettet er satt i produksjon og lansert, vil du vite hva som flyr og ikke. Finner og får brukerne maksimalt utbytte? Med Sitevision Web Analysis vises statistikk om og hva du trenger for å optimalisere for søkemotorer eller om innholdet mangler på intranettet.
Det skaper de rette forutsetningene for behandling. – Hele prosjektreisen var et samarbeid der vi knyttet oss sammen som ett. Det var et tett prosjekt hvor vi ville mye. Derfor var det viktig å effektivt få design- og UX-delene på plass for at utviklerne skulle ha noe å sette tennene i. Det var mange høringsrunder internt, hvor Monica og SBAB var et sterkt motstykke, sier Ann Svalling, prosjektleder i Consid.
Resultat
Helikopteret ble skutt opp i september 2021 og har resultert i et gigantisk fremskritt for SBAB, sier Monica Sandgren. Ifølge den interne undersøkelsen gjennomført i forbindelse med Nettjenesteindeksen er de ansatte svært positive til det nye intranettet når det gjelder brukervennlighet, brukernytte, informasjon, design og kontakt.
Resultat fra SBAB:s interne undersøkelse fra 2022 om Web Service Index.
– Med vårt nye intranett har vi tatt et gigantisk skritt fremover. Vi gjorde en undersøkelse i 2018 og en i 2022, og har forbedret poengsummen vår enormt. Før var vi under gjennomsnittet, nå er vi over gjennomsnittet på de fleste spørsmål. Vi er ikke på topp 5 ennå, men vi får se hva vi kan gjøre når vi kommer til å jobbe videre med dette materialet. Det føles supergøy, sier Monica Sandgren.
Det er dette SBAB er mest stolt av med det nye intranettet
Intranettet puster SBABs identitet og holdning. Struktur og innhold er inkluderende, noe som sammen skaper kontinuerlig læring, stolthet og en attraktiv arbeidsplass. Kulturen og verdiene gjennomsyrer alt – innhold, design og funksjoner.
– Det vi er mest stolte av, der vi har vokst mest, er at Helikopteret reflekterer bedriftskulturen vår. Det var vårt største smertepunkt fra starten av – så vi har virkelig tatt skritt fremover der. Fra 27 til 79 (+52), sier Monica Sandgren.
I dag er intranettet en felles inngang til informasjon, regler, rutiner og verktøy som påvirker den ansattes plikter. Et samlingssted hvor det er enkelt å finne og søke med individuell tilpasning og personalisering for å skape relevans.
– Vårt høyeste tall i målingen handler om kvaliteten på informasjonen – at den er oppdatert. Det er kjekt å få en kvittering som det er verdt å jobbe med. Vi har gått gjennom alt vi har flyttet over og kvalitetssikret. Fra 49 til 90 (+41). Og flere finner også informasjon raskere – der har vi gått fra 33 til 53. En klar forbedring.
På intranettet kan den ansatte nå dele relevant informasjon om arbeidsplassen og virksomheten. Man får et relevant helhetsbilde med mulighet for økt engasjement for det som skjer ved å like, dele og kommentere.
– “Svarer intranettet forventningene?” For vår del har vi hatt en stor økning på dette punktet, fra 21 til 68 (+47). Det er mer å gjøre på intranettet – men nå har vi en plattform som vi faktisk kan vokse med, som det er entusiasme rundt og som kan samle glede. Så nå må vi sørge for at helikopteret kan fly enda høyere, avslutter Monica.
Om SBABS
SBAB er Sveriges femte største boliglånsaktør som har som forretningsidé å innovativt og hensynsfullt tilby lån og sparing samt andre tjenester for bedre bolig- og boligfinansiering til privatpersoner, borettslag og eiendomsselskaper i Sverige. Siden 2018 har den blitt klassifisert som en av Sveriges beste arbeidsplasser av Great Place To Work, og i 2022 ble den rangert som den femte beste arbeidsplassen i kategorien store bedrifter – med 934 ansatte i Stockholm/Solna, Gøteborg, Malmö og Karlstad. Med tjenester som Booli, Hittamäklare og SBAB ønsker de å skape Sveriges beste kundeopplevelse innen bolig- og boligfinansiering.
