Utmaningen
Tidaholms kommun var i behov av ett nytt intranät som alla 1700 medarbetare skulle ha tillgång till oavsett plats och enhet. Där informationen skulle bygga på både text och andra typer av medier, och samtidigt öka möjligheterna till kommunikation mellan medarbetarna inom hela organisationen.
– Vårt gamla intranät gick bara att använda på dator – inte i mobilen. Detta var ett stort problem eftersom många av våra medarbetare bara har tillgång till en gemensam dator inom arbetslag, berättar Miranda Bergsten som är kommunikationsstrateg på Tidaholms kommun.
Det nya intranätet skulle vara den naturliga startpunkten – för alla medarbetare
– Uppdraget var att utifrån kravspecifikation tillhandahålla system och mallar för kommunens nya intranät. Behörigheter, användaruppgifter och individuella anpassningar beroende på organisationstillhörighet skulle styras av Active Directory (AD). Ett viktigt kriterium var att få en lösning som var lätt att använda för såväl redaktörer som användare, säger Henrik Jacobsson, Business Area Manager för Modern Workplace på Consid.
Lösningen
Consids förslag var en lösning med standardfunktioner i Microsoft 365 för ett effektivt och enkelt införande och användning. Intranätet tillgängliggörs därmed i webbläsare, Teams och via standard-mobilappar.
– En utmaning var att enbart använda oss av standardkomponenter och samtidigt skapa ett användarvänligt, snyggt och effektivt intranät. Vi hjälpte Tidaholms kommun med detta genom vår kunskap om hur och när standardkomponenterna används på bästa sätt och hur man skapar en bra struktur för ett intranät i Microsoft 365, konstaterar Henrik Jacobsson som varit med och byggt intranätslösningen.
Skräddarsydd lösning som samtidigt bygger på ett beprövat system
Intranätet implementerades i Microsoft 365 och SharePoint Online. Detta har gett Tidaholm ett intranät som är enkelt att förvalta och som dessutom inte är låst till någon enskild leverantör utöver plattformen.
– Fördelen med att ta fram intranätet tillsammans med Consid var att de både kunde lyssna på våra idéer och komplettera med sin stora erfarenhet från likande projekt. Tillsammans har vi tagit fram en lösning som är skräddarsydd för oss samtidigt som vår lösning bygger på ett beprövat system och lösningar som vi har högt förtroende för, säger Miranda Bergsten som är kommunikationsstrateg på Tidaholms kommun.
Resultatet
Consid har lyckats tillmötesgå Tidaholms kommuns önskemål och skapa ett lättanvänt, omtyckt och effektivt intranät för medarbetarkommunikation.
– Det tidigare intranätet hade vuxit oss ur händerna med mycket information av oklar aktualitet. För oss har det varit viktigt att städa upp och hitta arbetssätt som gör att vi har kontroll på att information uppdateras regelbundet. I dag har vi ett aktuellt intranät där sökfunktionen fungerar som den ska. Vi håller också, med Consids hjälp, på att lägga sista hand vid en lösning som gör att ansvariga på varje sida får en påminnelse när en sida inte uppdaterats på länge, berättar Miranda Bergsten.
“Betydligt fler har enkel access till intranätet”
Intranätet går nu för samtliga medarbetare att nå oavsett om användaren är uppkopplad på dator eller mobil. Intranätet är dessutom en del av Microsoft Teams.
– Projektet har varit roligt från start till mål. Vi hade en gammal lösning och alla i organisationen var positiva till en nystart. Nu har vi en lösning som fungerar bra i mobil vilket gör att betydligt fler har enkel access till intranätet, berättar Miranda Bergsten.
Införande är klart och har övergått i en förvaltningsfas där Consid fortsatt hjälper Tidaholms kommun med rådgivning och support. Men kommunens medarbetare kan nu hantera intranätet i stor utsträckning på egen hand på en plattform som med enkla medel går att utveckla vidare utifrån behov i deras verksamhet.
