Lättillgängligt hem för Mathems medarbetare

I februari 2020 inledde Mathem diskussioner om att skaffa ett nytt intranät för sina cirka 2 000 medarbetare. Tre veckor senare kom pandemin – och det blev snabbt tydligt att Mathem hade en kommunikationstung tid framför sig.

– Internkommunikationen blev oerhört viktig kopplat till rutiner om hur vi på Mathem skulle bete oss mot varandra och mot våra kunder för att jobba på ett säkert sätt, förklarar Lotta Olofsson som är Head of Communications på Mathem.

Mathem blev en samhällsviktig tjänst när fler valde att klicka hem sina varor i stället för att gå till butiken på grund av pandemin. Även en delvis ny målgrupp började att handla mat på nätet: riskgrupper och 70+.

– Trycket var explosionsartat. Våra leveranstider tog slut på 10 sekunder och vi jobbade på högtryck för att möta efterfrågan, berättar Lotta Olofsson som är Head of Communications på Mathem.

Det gällde därmed att jobba snabbt för att effektivisera kommunikationen under pandemin.

– Vi gjorde en genomlysning av de viktigaste behoven och vad vi kunde mäkta med att ta fram på den korta tiden. Sen mappade vi behov och tid mot varandra. Vi jobbade supertätt med Consid som var både lösningsorienterade och kreativa, berättar Lotta Olofsson.

Det nya intranätet behövde vara en lättillgänglig samlingsplats som alla medarbetare, oavsett roll, kände sig hemma på och där de enkelt skulle hittar vad de söker.

– För att minska tröskeln till intranätet hjälpte vi på Consid Mathem med en så enkel inloggning som möjligt. Medarbetarna använder därför BankID för majoriteten av inloggningarna vilket är en säker inloggning, som även många medarbetare redan har erfarenhet av. På så sätt har samtliga medarbetare snabb åtkomst utan att Mathems it-avdelning behöver distribuera och hantera lösenord. Dessutom loggas de medarbetare som befinner sig på kontoret och besöker intranätet via en ’Mathem-dator’ automatiskt in via single-sign-on (SSO), säger Alexander Gustafsson, lösningsarkitekt på Consid.

Direkt vid inloggning möts medarbetaren av nyheter. Här kan medarbetaren även spara sina personliga genvägar.

För tech-drivna Mathem som snabbt gått från startup till moget företag fanns även ett behov hos medarbetarna av att stärka vi-känslan och att alla jobbar med en gemensam värdegrund, mot gemensamma mål. Samlingssidan ”We are Mathem” togs därmed fram för att bland annat bygga företagskultur tillsammans med ett gemensamt kalendarium.

Likaså sökfunktionen ”Hitta kollegan” togs fram genom en integration till det befintliga HR-systemet. Detta för att medarbetare ska kunna söka efter varandras kontaktuppgifter, vem som jobbar vilka pass och liknande viktig information. Plattformen som Consid byggde lösningen på för att skapa rätt funktionalitet för medarbetarna var Sitevision.

– Sitevisions plattform är enkel att använda och att bygga på efter tid. Vi har börjat med intranätet 1.0 och kan bygga vidare när tid, resurser och ännu fler insikter finns. Det var även viktigt för oss att enkelt kunna anpassa det grafiska uttrycket så att det andas Mathem, berättar Lotta Olofsson.

Nu ger Mathems nya intranät “Checkout” medarbetarna det stöd de behöver i det dagliga och gemensamma arbetet. På samlingssidan ”We are Mathem” har företagskulturen fått växa ytterligare – när medarbetarna kontinuerligt till exempel skriver blogginlägg för att öka förståelsen internt om vad de olika rollerna gör. Samtidigt som man använder sig av grupper för diskussioner och samarbete.

– Det känns väldigt härligt att ha ett snyggt och nåbart intranät där vi kan samla all intern kommunikation och annat innehåll som ger medarbetarna det stöd i arbetet som behövs, säger Lotta Olofsson.

Mathem har nu siktet inställt på att utveckla intranätets funktioner och innehåll ytterligare.