Lunds kommun fick nytt intranät

Bakgrund

Det gamla intranätet hos Lunds kommun var mer hinder än hjälp. En labyrint av dubbla och trippla sidor med olika versioner av dokument, krånglig navigation och frustration. Kort sagt: en digital djungel.

Men Lunds kommun ville mer. Målet? Ett intranät som inte bara är funktionellt, utan som revolutionerar vardagen för kommunens medarbetare. Ett nav som är lättnavigerat, snabbt och fritt från störande brus – tillgängligt för alla, oavsett enhet eller arbetsplats. Allt samlat på ett ställe, alltid uppdaterat, och 100% tillgänglighetsanpassat.

Vi ville skapa en intern servicewebb som bidrar till ökad effektivitet och kvalitet i vårt arbete. Varje medarbetare ska se det som är relevant för en själv och vara säker på att informationen är uppdaterad och korrekt. Det har varit tryggt att ha Consid med i detta arbete. De har hjälpt oss att förverkliga våra idéer och guidat oss till att hitta lösningar som passar vår organisation, säger Emmy Nilsson, intranätstrateg på Lunds kommun och projektledare för intranätprojektet.

Utmaning

Hur håller man ett intranät ständigt relevant? Lunds kommun tog ett helhetsgrepp.

Varje sida måste ha en dedikerad faktaansvarig som får påminnelser när innehållet börjar bli daterat. För att säkerställa att inget slinker genom nätet behövs också en tydlig varningsbanner för sidor som inte uppdaterats efter en viss tid.

Dessutom ville man skapa ett levande intranät där användarna finns med och formar innehållet genom en enkel feedbackfunktion. Tycker du att en sida inte håller måttet? Med några klick når din feedback rätt person, som snabbt kan agera. För att underhålla intranätet på ett ännu smidigare sätt ville man även att föråldrade nyheter och meddelanden avpubliceras automatiskt, vilket garanterar att innehållet alltid är relevant och aktuellt.

Utvecklingsarbetet med Lunds kommuns intranät har varit både inspirerande och utmanande. Projektet har kombinerat en välbalanserad mix av standardlösningar för att säkerställa en stabil grund, samtidigt som vi har utvecklat skräddarsydda funktioner för att möta de unika behov och krav som kommunen har. Samarbetet med Lunds kommun har präglats av en nära dialog och ett gemensamt fokus på att skapa en användarvänlig och effektiv plattform som underlättar vardagen för kommunens medarbetare, säger Joakim Wåhlander, lead front- och backendutvecklare på Consid.

Lösning

Lösningen blev ett intranät som bygger på en modern design med ljusa färger och tydliga block i Sitevision.

Navigeringen är självklar med en kraftfull och enkel sökfunktion, med möjlighet att filtrera bland sidor, medarbetare och nyheter, allt med relevanta filter för varje sökområde. Tidigare problem med flera versioner av dokument är nu lösta genom en direktintegration med SharePoint, vilket ger dig den senaste versionen. Samtidigt kan faktaägare uppdatera ett dokument utan att behöva vara redaktörer inne i Sitevision.

De anpassade vyerna i innehållsytorna ger ett verkligt mervärde för användarna. Nu kan man enkelt skapa en sida för varje informationsämne och styra innehållet så att varje person ser just det som är relevant för en själv. Till skillnad från det gamla intranätet, där en sida per förvaltning skapade överflödiga sökträffar med små skillnader och gjorde det svårt att hitta relevant information, får användaren nu en sömlös och fokuserad upplevelse. Detta innebär att medarbetarna slipper dubbelarbete och kan i stället enkelt hitta precis rätt information när de behöver den.

Det bästa med det här intranätet är hur det kombinerar modern estetik med smart funktionalitet – det är inte bara snyggt, det är också riktigt användbart oavsett vem du är eller var du befinner dig. Responsiv design och tillgänglighetsanpassning var inte bara krav, utan en självklarhet – vi ville att alla skulle kunna använda intranätet oavsett enhet eller förutsättningar, säger Ellinor Hallett projektledare, UX/UI och Sitevision-utvecklare.

Det nya systemet säkerställer att varje användare får en skräddarsydd upplevelse, vilket sparar tid och ökar produktiviteten. Dessutom kan medarbetaren välja system och få en skräddarsydd lista med driftmeddelanden för de valda systemen, inklusive planerade, pågående och lösta meddelanden. Vid inloggning tilldelas man automatiskt nyhetsgrupper för sin förvaltning och kommunövergripande nyheter, och kan enkelt välja att följa ytterligare grupper som passar ens behov, som nyheter för specifika byggnader eller andra förvaltningar.

För att göra navigeringen ännu smidigare genereras en klickbar innehållsförteckning baserat på sidans rubriker. Det innebär att du alltid har en översikt och snabbt kan hoppa till rätt avsnitt.

Resultat

Med Lunds kommuns medarbetare i centrum har plattformen gått från att vara en frustrationskälla till en ovärderlig resurs. Intranätet ger nu medarbetarna precis det man behöver, när man behöver det.

Vi är mycket nöjda med vårt nya intranät. Det finns ett tänk bakom varje funktion och det märks att vi har utgått ifrån medarbetarnas behov, säger Emmy Nilsson.

Snyggt, smidigt och funktionellt. Det här är inte bara ett intranät, det är en personlig assistent som gör din arbetsdag enklare. Responsen från användarna har varit överväldigande positiv: ”Lätt att hitta”, ”Snygg design” och ”Enkelt att använda”.

Lunds kommun har tillsammans med Consid lyckats med något många strävar efter – att skapa en digital arbetsmiljö där form och funktion möts. Och det märks.

Vi är bara ett meddelande bort

Har du frågor eller vill veta mer? Fyll i formuläret så återkommer vi till dig så snart som möjligt.

Föregående