Utmaningen
NÀr Nilars HR-chef önskade att ta nya tag gÀllande bolagets HR-portal, föll valet av leverantör pÄ Consid. Bolaget Àr i kraftig expansion och det som fungerade som informationskanal nÀr man hade 40 anstÀllda fungerar inte idag dÄ man Àr över 100 anstÀllda. Nilar hade ett behov av att stÀda, omorganisera och skapa en grafiskt tilltalande kÀnsla pÄ HR-portalen. De önskade förbÀttring av sidorna samt att dessa skulle vara enklare för anvÀndarna att anvÀnda. Nilar hade en SharePoint-sida som var live hos medarbetarna, men de kÀnde att de inte riktigt fick ihop helheten. De hade tidigare skapat sidor, men visste inte hur de skulle placera all information pÄ ett pedagogiskt sÀtt. Initialt fanns en tanke om att Àndra hela intranÀtet, vilket ganska tidigt i projektet begrÀnsades till att börja med HR-sidan och arbetsmiljösidan. Detta för att fÄ framdrift i projektet. Planen var att ta del för del, dÀr HR var först ut.
Consid fick vÀldigt fria tyglar och har dÀrför kunnat utvÀrdera vad som fungerar bÀst, vilket varit jÀtteroligt. Det har samtidigt kontinuerligt funnits en dialog mellan oss och HR-avdelningen pÄ Nilar för att vi tillsammans skulle kunna skapa ett sÄ bra resultat som möjligt, sÀger Tove Tillman, utvecklare pÄ Consid.
Uppdraget blev att paketera HR-portalen pÄ ett snyggt och strukturerat sÀtt. Vi gav kontinuerligt förslag pÄ hur sidor kunde komma att se ut och nÀr dessa godkÀnts av HR-avdelningen pÄ Nilar började byggandet. All redigering skedde i livemiljö.
Consids konsulter som kopplats till projektet har förstÄtt alla vÄra ostrukturerade och inte alltid sÄ definierade tankar om hur vi vill att informationen ska presenteras. De har kommit med olika lösningar pÄ hur vi kan vara pedagogiska och tydliga, nÄgot som varit ovÀrderligt för oss, sÀger Maria Björnström, HR-chef pÄ Nilar.
Lösningen
Lösningen som anvÀndes i detta projekt var SharePoint. Stora delar av informationen fanns nÀmligen redan pÄ plats, sÄ uppdraget lÄg i att strukturera denna. Nilar hade Àven sedan tidigare verifierat att SharePoint fungerade för just dem, varför valet av lösning var sjÀlvklart.
Vi valde att anvÀnda de olika webbdelarna pÄ ett nytt sÀtt och vi placerade de olika fÀlten mer lÀttÄtkomligt. PÄ startsidan för HR lÄg tidigare en stor bild högst upp, nÄgot som bidrog till att informationen hamnade lÀngre ner pÄ sidan. Vi tog bort denna bild och flyttade upp informationen, gjorde kalenderdelen mer kompakt och lÀt den dela utrymmet i toppen med nyheterna, som behövde fÄ mer fokus.
I navigeringen fanns Àven tidigare en landningssida frÄn A-à som listade bokstÀver. Om man klickade pÄ exempelvis A kom man in till landningssidan för alla sidor som började pÄ A. DÀr kunde man sedan klicka sig vidare till de sidor som lÄg lÀnkade dÀrifrÄn. Det hela skapade mÄnga steg och klick. Vi fyllde istÀllet navigeringen med direkta lÀnkar sÄ att man lÀttare kommer till den sida man söker.
Vi skapade Ă€ven en flik i navigeringen under namnet âPersonalhandbokenâ sĂ„ att man enkelt ska kunna hitta den information man söker. DĂ€r kan man som anvĂ€ndare se allt under Personalhandboken, frĂ„n A-Ă. Navigeringen hade Ă€ven fliken âProcesserâ i menyn, denna lades istĂ€llet under Personalhandboken – allt för att skapa ett sĂ„ enkelt verktyg som möjligt.
En mall-sida skapades Àven upp för information. HÀr strukturerades sidan utifrÄn en bild i toppen följt av rubrik och avsÀndare. Nedanför detta stycke skapades en yta för text och till höger en yta för lÀnkar till dokument. PÄ sÄ sÀtt kan HR anvÀnda samma mall i SharePoint till olika sidor, sÄ att hela portalen fÄr en enhetlig kÀnsla, kontinuitet och ordning.
För att tydligare förklara hur rekryteringsprocessen ser ut arbetade vi Àven om sidan för detta. Denna har fÄttett rutnÀt av bilder med rubrik för respektive bild som lÀnkar in till respektive steg i processen. Detta för att skapa en överskÄdlighet och en grafiskt tilltalande layout. Mallar till de olika stegen i processen ligger lÀttÄtkomligt samlade i en lista. Samtliga sidor som fanns uppsatta innan projektet initierades har korrekturlÀsts och korrigerats sÄ att allt hÄller samma standard.
Vi Àr mycket glada över ett vÀl fungerande samarbete tillsammans med Nilar. Det Àr ett spÀnnande bolag med stor potential och vi Àr stolta och glada över att fÄ vara en pusselbit pÄ vÀgen mot en mer hÄllbar framtid, sÀger Daniel Theorin, kontorschef (tf) och försÀljningsansvarig pÄ Consid.
Resultatet
Den nya strukturen, uppbyggnaden av sidorna samt den grafiska förbĂ€ttringen gör att portalen ser helt ny ut. Den nya navigeringen har skapat en mer lĂ€tthanterlig sökning och information gĂ„r nu lĂ€ttare att hitta. I och med att Nilar anvĂ€nde SharePoint Ă€ven innan vi sĂ„g över sidorna, Ă€r de vĂ€l insatta i programmet och kan nu dĂ€rför Ă€ndra och lĂ€gga till information, bilder och lĂ€nkar allt eftersom. De har en grund att bygga vidare pĂ„. Projektet fortsĂ€tter i form av skapande av en strukturerad sida för lönerevisionsprocessen. Ăven förvaltning och support av etablerad lösning fortsĂ€tter.
HR-portalen Àr nu tydlig, pedagogisk och mycket mer kommunikativ Àn tidigare version. Vi kan nu alltid vara uppdaterade pÄ nyheter och informationen Àr mer lÀttillgÀnglig för samtliga inom bolaget, sÀger Maria Björnström, HR-chef pÄ Nilar.
Det kÀnns toppen att Nilar Àr nöjda med resultatet och att de upplever att hela HR-plattformen ser trevligare ut, sÀger Tove Tillman, utvecklare pÄ Consid.
Om Nilar
Nilar erbjuder innovativa energilagringslösningar och tillgodoser efterfrÄgan pÄ lagring av förnybar energi, frÄn den första kontakten till leverans och installation. Med huvudkontor i Stockholm samt kontor i USA sÀljer de sina produkter över hela vÀrlden.
