Utmaningen
Med intranätet som SBAB:s primära kanal för internkommunikation var man i behov av en digital arbetsplats med kulturbärande funktion, i linje med den moderna organisationen. Som den gemensamma kommunikationsplatsen för alla som jobbar på SBAB, Booli och Boappa skulle intranätet återspegla företagskultur och styrmodell, möjliggöra enkel navigering bland verktyg, information och material samt underlätta medarbetarnas vardag genom att innehålla nyheter, information och verktyg.
– Kultur och vi-känsla var väldigt viktigt för oss. Speciellt under pandemin, men även fortsatt då många av oss jobbar delvis på distans. Den varma och välkommande känslan som vi har när man kliver in på våra kontor ville vi också ha på vårt intranät, förklarar Monica Sandgren som är ansvarig för internkommunikation på SBAB.
Dessutom lanserade SBAB en ny varumärkesplattform 2020 som det tidigare intranätet inte speglade. Det blev en viktig aspekt att leverera på för Consid tillsammans med förutsättningen att SBAB inte använder sig av molntjänster ur ett säkerhetsperspektiv.
Lösningen
Efter en gemensam analys för att landa rätt lösning valdes Sitevision som plattform. Detta tack vare kraven på hög säkerhet eftersom Sitevision inte skiljer sig funktionellt om det används som molntjänst eller i egen drift, tillsammans med den goda redaktörsvänligheten eftersom man ville att alla medarbetare skulle vara redaktörer. I tätt, digitalt, samarbete SBAB utvecklades bland annat följande funktionalitet för att få intranätet ”Helikoptern” att flyga internt:
Underlättar inloggningen via single-sign-on
För att underlätta för användaren loggas man in på intranätet och flera system som du kan klicka dig vidare till i samma stund som man loggar in på sin dator via single-sign-on.
Sprider värme medarbetare emellan
För att öka engagemanget uppmuntras SBAB:s medarbetare till att sprida kärlek på intranätet. Med funktionen ”5x kärlek” kan de visa varandra uppskattning genom att fylla i ett formulär som blir till ett kudoskort. Kudoskortet innehåller en bild på personen som uppmärksammas, en motivering och avsändare. Denna visas bland annat på intranätets startsida och ger kollegorna ett positivt bemötande när de loggar in på intranätet.
Lär känna varandra med personliga profilsidor
Alla medarbetare har personliga profilsidor där medarbetaren, utöver data från personalsystem, också kan fylla på med exempelvis språkkunskaper och “fråga mig gärna om”. På så sätt kan medarbetarna lära känna varandra och enkelt hitta och använda sig av varandras kompetens eftersom intranätet är en kraftfull sökmotor.
Undviker ”information overload” med personalisering av innehåll
För att undvika “information overload” och underlätta överblick av relevant information sker en personalisering av innehåll utifrån organisatorisk tillhörighet, kontor och roll – exempelvis för nyheter och på samlingssidor för styrande dokument och verktyg.
Lyfter automatiska driftmeddelanden
Genom att integrera intranätet med business intelligence-system kan man lyfta KPI:er och data i realtid på intranätet. Man kan även automatiskt lyfta driftmeddelanden på intranätet med ärenden som registrerats av om andra system.
Kvalitetskontroll av innehåll med specialutvecklad påminnelse
Kvalitetsgranskningen av intranätets innehåll försäkrar SBAB:s medarbetare om att ägaren uppdaterat informationen och håller nere innehållsmängden. Med Sitevision finns en grundfunktionalitet som uppmanar redaktörerna till att årligen se över sitt innehåll. Detta har Consid byggt vidare på för att anpassa om en e-postpåminnelse ska ske oftare och om man inte agerar på att se över innehållet skickas ytterligare påminnelse.
Rätt förutsättningar för förädling med Sitevision Webbanalys
Efter att intranätet produktionsatts och lanserats vill man veta vad som flyger och inte. Hittar användarna och får de ut maximal nytta? Med Sitevision Webbanalys visas statistik om och vad man behöver sökmotoroptimera eller om innehållet saknas på intranätet. Det skapar rätt förutsättningar för förädling.
– Hela projektresan var ett samarbete där vi knöt ihop oss till en. Det var ett tight projekt där vi ville väldigt mycket. Därav var det viktigt att effektivt få design och UX-delar på plats för att utvecklarna skulle kunna sätta sina tänder i det. Det skedde många remissrundor internt, där Monica och SBAB var en stark motpart, berättar Ann Svalling projektledare på Consid.
Resultatet
Helikoptern lanserades i september 2021 och har resulterat i ett jättekliv framåt för SBAB, konstaterar Monica Sandgren. Enligt den interna undersökningen som genomförts kopplat till Web Service Index är medarbetarna mycket positiva till det nya intranätet vad gäller användarvänlighet, användarnytta, information, design och kontakt.
– Med vårt nya intranät har vi tagit ett jättekliv framåt. Vi gjorde en undersökning 2018 och en 2022, och har förbättrat våra poäng jättemycket. Förut låg vi under medel, nu ligger vi över medel på de flesta frågor. Vi är inte uppe i topp 5 ännu, men vi får se vad vi kan göra när vi får jobba vidare med det här materialet. Det känns superkul, säger Monica Sandgren.
Det här är SBAB stoltast över med det nya intranätet
Intranätet andas SBAB:s identitet och attityd. Struktur och innehåll är inkluderande vilket tillsammans skapar ett kontinuerligt lärande, stolthet och en attraktiv arbetsplats. Kulturen och värderingarna genomsyrar allt – innehåll, design och funktioner.
– Det vi är mest stolta över, där vi har ökat mest är att Helikoptern speglar vår företagskultur. Det var vår allra största pain point från början – så där har vi verkligen tagit steg framåt. Från 27 till 79 (+52), säger Monica Sandgren.
Intranätet är i dag en gemensam ingång till information, regler, rutiner och verktyg som berör medarbetarens arbetsuppgifter. En samlingsplats där det är lätt att hitta och söka med individanpassning och personalisering för att skapa relevans.
– Vår högsta siffra i mätningen är gällande informations kvalitén – att det är uppdaterat. Det är fint att få ett kvitto på att det lönar sig att jobba med. Vi har gått igenom allt vi har flyttat över och kvalitetssäkrat. Från 49 till 90 (+41). Och fler hittar dessutom fortare – där har vi gått från 33 till 53. En klar förbättring.
På intranätet kan medarbetaren nu dela relevant information om arbetsplatsen och verksamheten. En får en relevant helhetsbild med möjlighet till ökat engagemang för det som händer genom att gilla, dela och kommentera.
– “Uppfyller intranätet förväntan?” För vår del har vi fått en stor ökning på denna punkt, från 21 till 68 (+47). Det finns mer att göra på intranätet – men nu har vi en plattform som vi faktiskt kan växa med, som det finns entusiasm kring och som kan uppbåda glädje. Så nu ska vi se till att helikoptern kan flyga ännu högre, avslutar Monica.
Om SBAB
SBAB är Sveriges femte största bolåneaktör vars affärsidé är att med nytänkande och omtanke erbjuda lån och sparande samt andra tjänster för bättre boende och boendeekonomi till privatpersoner, bostadsrättsföreningar och fastighetsbolag i Sverige. Sedan 2018 klassas man som en av Sveriges bästa arbetsplatser av Great Place To Work, och år 2022 rankades man som den femte bästa arbetsplatsen i kategorin stora företag – med 934 medarbetare i Stockholm/Solna, Göteborg, Malmö och Karlstad. Med tjänster som Booli, Hittamäklare och SBAB vill man skapa Sveriges bästa kundupplevelse inom boende och boendeekonomi.
