Effektivt lanseringsstöd vid intranätslansering
Ett bra intranät är ett intranät som används, och det finns alltid en tröskel till användandet av nya lösningar – hur bra de än må vara. SGS Studentbostäder förstod detta och tog därför hjälp av oss med lanseringen av det nya intranätet vi utvecklat tillsammans.
För att uppnå det stora målet: att varje medarbetares expertis skulle komma till användning, är det avgörande att man fokuserar på lanseringen. Det är nämligen här man måste lyckas få med sig alla medarbetare på resan framåt. Projektet har lagt stor vikt vid att få medarbetare att känna sig kunniga och trygga direkt. Detta så att de enkelt kan redigera, ha tillgång till viktig information och snabbt kan söka och hitta varandra.
För att få med den sociala delen av intranätet skapade vi möjlighet för medarbetare att utnyttja varandras kompetens och möjlighet att kunna knyta an till varandra från lanseringsstart. Detta med hjälp av att alla fick fylla i sina profiler under lanseringen.
– Consids Lisa Siljeblad höll frukostdragningar på alla kontor för alla våra medarbetare, vilket var en viktig nyckel till projektets resultat. Under hennes frukostturné visade och förklarade hon hur man kan använda alla funktioner. Hon förklarade den bakomliggande dokumentationen, all policy och hur man gör med inställningar – helt enkelt nyttan i funktionaliteten. Alla fick även möjlighet att aktivt gå in och handgripligen arbeta med intranätet på olika sätt under frukosten, såsom att skapa sin profil och uppdatera denna med bild osv. Genom att skapa en 100 % profil kunde medarbetare knyta kontakter direkt och ett nätverk började blomstra från lanseringsdagen. Det var väldigt uppskattat bland våra medarbetare, säger Catharina Lind, kommunikationsansvarig webb och intranät, SGS Studentbostäder.
Frukostdragningarna följdes upp genom att vi bad medarbetarna komma med förbättringsförslag. Detta har i sig lett till bra vidareutveckling.
De olika kundcentren har nu egna grupper de kan kommunicera i och samtidigt finns all nödvändig information en knapptryckning bort i mobilen och på datorn, så att alla anställda alltid kan hålla sig uppdaterade om vad som händer centralt inom stiftelsen.
Till skillnad från tidigare intranät är det lätt att logga in oavsett var medarbetarna befinner sig. I de olika grupperna kan medarbetarna också enkelt samarbeta med sina kollegor både på jobbet och efter arbetstid i de speciella grupper som finns för social gemenskap. Nu finns en hög närvaro och en ökad transparens. SGS styrdokument, allt som rör ”min anställning”, protokoll från avdelningarnas möten, vilka projekt som är igång, behörighetsformulär m.m – allt finns tillgängligt för medarbetarna.
Bakgrund
Fram till projektets start hade SGS under 10 år haft ett statiskt intranät utan möjlighet till interaktion. Man ville nu vara mer interaktiva och samla alla medarbetare under ett paraply, i och med att SGS har många kontor. Projektet skulle pågå i 1,5 år från ax till limpa och målet var att få med alla medarbetare och inkludera dem från start. Detta var även den stora utmaningen.
En annan stor utmaning med detta projekt var att få till en bra struktur. Hur formar man ett intranät så att alla känner sig inkluderade? Med 5 kontor runtom i Göteborg ville SGS skapa en känsla av närhet och delaktighet. Hälften av SGS anställda är dessutom fastighetsskötare som inte jobbar från kontoren. Därför ville man främst få med dessa medarbetare som inte är lika nära informationen som ”snurrar” på kontoren.
– Det känns jättebra att medarbetare som är ute hela dagarna och servar våra fastigheter och våra kunder när de vill kan gå in och läsa vad som händer hos oss och vad som är aktuellt, säger Catharina Lind, kommunikationsansvarig webb och intranät, SGS Studentbostäder.
Om lösningen
Lösningen blev ett fullt responsivt intranät med sociala funktioner som gör det lätt och enkelt att kommunicera med sina kollegor och utgick från de behov SGS hade kommit fram till att de hade. Vi skapade upp grupper för alla avdelningar så att det inte var upp till anställda att skapa sin delaktighet.
Lösningen bygger på Consids mallpaket för Sitevision med Social Collaboration. Mallpaketet har sedan justerats i dialog med kunden för att på ett bra sätt passa verksamheten. Detta har bidragit till att man nu ser vikten av plattformen och den typen av kommunikation. Det har även bidragit till en enighet.
– Det bästa med lösningen är att vi kan göra mycket på egen hand nu. Vi fick verkligen hjälp där vi inte kunde och det skapade ett sådant fint samarbete. Vi kan ställa frågor till Consid, vilket gör att vi utvecklas. Funktionerna finns där och hela plattformen är generös, vilket gör att vi som kund kan bli bättre på det vi kan göra själva. Vi har tipsat Consid till andra bolag i bostadsbranschen, för det här har varit en väldigt positiv upplevelse, säger Catharina Lind, kommunikationsansvarig webb och intranät, SGS Studentbostäder.
Strukturen är på plats men projektet fortlöper i form av framtagande av en förbättrad personalhandbok. Detta med hjälp av bra navigation och interaktion.
Om SGS Studentbostäder
Stiftelsen Göteborgs Studentbostäder (SGS) har i uppdrag att tillgodose bostadsbehovet för de studerande vid de högre läroanstalterna i staden. De är en geografiskt spridd verksamhet med fyra kundcenter och ett huvudkontor.
