Planera för det nya normala: Hybridarbete
Irene Jensen, professor på Karolinska Institutet i metoder för företagshälsa, forskar på hur vi kan förbättra arbetslivet och arbetssituationen. Hon ser att det individualiserade och flexibla arbetslivet, där det finns en balans mellan distansarbete och den fysiska arbetsplatsen, har övervägande fördelar och välkomnar den hybrida arbetsplatsmodellen. Men det finns också utmaningar som kan vara bra att uppmärksamma när arbetsgivare ska ta sig an och planera för det nya normala.
Inom ramen för den nya hybridarbetsplatsen finns alltså också fallgropar att se upp för på ett individuellt och organisatoriskt plan. Jag som affärsutvecklare och konsultchef på Consid vill ge dig tre tips på vägen:
1. Målinriktat ledarskap
För många har den nya flexibiliteten inneburit minskad stress då man fått möjlighet att styra sin egen arbetstid. Men alla upplever inte arbetet på distans som enbart positivt, och det har visat sig att många chefer i stället vill se sina anställda tillbaka på kontoret. Det beror delvis på att många ledare känner att de tappat kontrollen under pandemin och inte haft koll på hur deras medarbetare mår.
Släpp kontrollen och bygg tillit
Chefer måste förändra sitt ledarskap till ett måldrivet sådant, som bygger på tillit i stället för kontroll och som uppmärksammar resultat. Med sådant ledarskap krävs också att varje medarbetare kan leda sig själv. Ett boktips inom ämnet är Aktivt självledarskap skriven av Anna Tufvesson som arbetat med ledar- och medarbetarutveckling i över 20 år.
2. Mötesteknik och policy
Med möten där några deltar på distans och andra är på plats i mötesrummet krävs det att man tänker på att det inte blir ett ”A”- och ”B”-lag, där rösterna som sitter i rummet hörs och lyssnas till mest. Det är därför viktigt att se till så att tekniken ni använder är utformad så att alla hör och ser varandra.
Alla loggar in i hybridmötet – även de i samma mötesrum
Utrustningen är en viktig faktor för att få hybridarbetet att fungera. Ett sätt att faktiskt se till att alla ser varandra under hybridmötena är att samtliga deltagare loggar in i webbmötet med kameran på – även de som är på plats i mötesrummet, men de stänger av micken och ljudet.kamerans hjälp ser vi varandra och det liknar mer det fysiska mötet där vi kan avläsa varandras kroppsspråk. För att möten ska hålla en bra kvalité och leda framåt måste mötesdeltagarna vara aktivt delaktiga. I till exempel Microsoft Teams finns det många härliga funktioner att använda för att få och hålla alla mötesdeltagare aktiva.
3. Lokalutformning och utrustning
När våra kontor går mer mot mötesplatser än stationära arbetsplatser krävs det att vi omformar våra kontor så att det främjar samarbete. Om många medarbetare jobbar på distans är det inte längre hållbart att ha stationära fasta arbetsplatser till alla – utan i stället ha mer utrymmen som gynnar samarbete.
Delvis flexibla arbetsplatser skapar trygghet
Vi går då mot delvis flexibla arbetsplatser. Vilket gör det viktigt för medarbetarna med en flexibel arbetsplats att i förväg ges möjlighet att veta var de ska sitta när de kommer till kontoret. Det ger trygghet och dessutom vet alla var sina olika kollegor sitter. Vi på Consid har underlättat för våra medarbetare med en flexibel arbetsplats genom en app där man kan boka en plats och även se vart alla andra sitter.
Audiovisuell (AV) utrustning förbättrar upplevelsen
Vissa företag introducerar också en ny generation audiovisuell (AV) utrustning till mötesrum för att förbättra upplevelsen av hybridmöten. KPMG implementerar till exempel för närvarande stora skärmar och digitala whiteboards i sitt London-mötesrum för att hjälpa anställda att arbeta effektivt med kollegor och kunder utanför anläggningen.
Vill du lära dig mer om hybridarbete?
Den 14 september håller jag ett webbinarium med fokus på hybridarbete nu och i framtiden. Jag kommer då att reda ut fler frågor som rör hybridarbetsplatsen på ett individuellt och organisatoriskt plan. Läs mer om webbinariet och anmäl dig här.
