Guide inför köpet av Digital Asset Management-system

16 frågor du bör ställa dig inför köpet av DAM-system

Digitala tillgångar spelar en central roll i varje organisations verksamhet. Allt från produktbilder, logotyper och ikoner till dokument, avtal och presentationer är tillgångar som mer eller mindre alla organisationer hanterar på ett eller annat sätt. Dessa kan lagras på många olika ställen och sätt.

Med hjälp av ett DAM kan din organisation hantera samtliga digitala tillgångar på ett och samma ställe, och effektivisera hanteringen av dessa. Men vad är viktigt att tänka på när du ska välja ett DAM-system?

Vad ska man egentligen leta efter?

Innan du bestämmer dig för att över huvud taget köpa in ett DAM-system, och särskilt innan du väljer en DAM-leverantör, är det viktigt att reda ut ett par frågetecken.

Skalbarhet, sökbarhet, huruvida det är videokompatibelt och integrerar med andra verktyg är några av de faktorer som man behöver utreda innan man tar ett beslut.

Vi har därför sammanställt denna guide beståendes av 16 frågor som du behöver ställa dig innan köpet av DAM-system. Behöver du ytterligare hjälp på traven? Spana in vår DAM-hubb eller hör av dig till oss direkt, så berättar vi mer.

1. Kommer det skala?

Skalbarheten är många gånger en väldigt viktig aspekt, så även vad gäller DAM. Därför bör du, innan du köper in ett DAM, ta reda på hur det kommer att skala med din verksamhet i takt med att den växer.

Viktiga frågor att reda ut är bland annat huruvida du enkelt kan lägga till mer lagringsutrymme eller fler användare när teamet expanderar.

Ju större din organisation blir, desto viktigare blir det att ha ett centraliserat DAM som är lättåtkomligt för samtliga. Försök därför se in i spåkulan och välj ett DAM som kommer att tjäna dig väl under en lång tid framöver.

2. Är det anpassningsbart?

Varje organisation är unik. Ditt DAM bör därför vara skräddarsytt efter just din organisation och dina behov, vilka de än är.

Finns det anpassningsbara fält för att kategorisera tillgångar? Kan du uppdatera externa portaler med din egen logotyp, färger och bilder för att passa ditt varumärke?

Undersök noga hur lätta dessa anpassningar är att implementera. Justeras det enkelt i DAM-systemets inställningar, eller kräver det tonvis av anpassad kod?

3. Är det sökbart?

Tillgångarna i ditt DAM kommer inte att göra dig mycket nytta om du inte kan hitta dem. En bra sökfunktion är ett måste. Förutom vanliga nyckelordssökningar kommer ett sofistikerat DAM-system att filtrera efter parametrar så som författare, datum, projekt, filtyp, etc.

Funktioner så som smarta taggar och bildigenkänning gör dina tillgångar sökbara, även om du inte har lagt till sökord manuellt.

4. Hur brant är inlärningskurvan?

En av de allra största fördelarna med ett DAM-system är att det kan öppnas och göras tillgängligt för alla som behöver komma åt det i organisationen. Det är däremot bara de som lärt sig hur man använder det som kommer använda det.

Med ett intuitivt gränssnitt kommer användarna igång snabbare. Mer komplexa system kräver oftast mer utbildning, både för administratörerna som hanterar dina tillgångar och för de personer som behöver komma åt dem.

5. Hur matar du in metadata?

Ett bra DAM lagrar inte bara tillgångar – det sätter dem även i ett sammanhang. “Hur då?” tänker du. Genom metadata! Vad är då metadata?

Metadata är ytterligare information som anges för varje enskild digital tillgång. Det kan röra sig om exempelvis nyckelord, datum, upphovsrätt och godkännandestatus. All information som är användbar för din organisation kan vara metadata, helt enkelt.

Se till att ditt DAM-system tillhandahåller automatiserad metadatahantering. Det gör att du kan organisera filer korrekt och sparar dig enorma mängder tid som annars skulle gå till enorma datainmatningsprojekt.

6. Integreras det med andra verktyg du använder?

Integrationer påskyndar ditt arbetsflöde, vilket besparar dig besväret att ständigt behöva exportera tillgångar bara för att sedan ladda upp dem någon annanstans.

Leta efter ett DAM som har direkta integrationer. Integrera mot designverktyg som exempelvis Adobe för att enkelt skapa och redigera dina tillgångar. Integrera mot sociala medier för att enkelt dela bilder och filmer direkt från ditt bibliotek dit. Eller integrera mot ditt CMS för att snabbt och smidigt publicera tillgångar på din webbplats.

Eller behöver du kanske något mer nischat? Då behöver ditt DAM-system erbjuda ett robust API, så att dina utvecklare kan koppla ihop det mot vilken applikation du än vill.

7. Är det videokompatibelt?

Innehåller din innehållsstrategi video? Då är det av högsta vikt att ditt DAM-system kan hantera just videoinnehåll.

Kan du förhandsgranska videofiler utan att exportera dem? Kan du trimma video för att ladda ner precis de klipp som du behöver? Eller finns det kanske rent av en integration till ditt favoritfilmredigeringsprogram?

Alla DAM-system är inte videokompatibla. Se därför till att så om du arbetar med många videotillgångar, se till att prova innan du köper.

8. Är det molnbaserat?

Det finns både molnbaserade och lokalt installerade DAM-system. DAM som är lokalt installerade kräver en hel del IT-resurser för uppsättning och underhåll av servrar och säkerställande av dess säkerhet. Det kan exempelvis vara problematiskt att komma åt filer utanför brandväggen och problematiskt att växa, eftersom det kräver att ny hårdvara köps in.

Ett DAM-system som är molnbaserat och har ett SaaS-upplägg (Software as a Service) lagrar dina tillgångar säkert i molnet. På så sätt slipper du att underhålla hårdvara vilket möjliggör storskalig hantering även för organisationer med små IT-team.

Dessutom betalar du bara för de resurser du använder, och det är enkelt att lägga till användare eller uppgradera lagringskapaciteten med ett knapptryck.

9. Kan du komma åt dina tillgångar på mobila enheter?

Vi lever i en värld där alla idag är på språng. Det är därför viktigt att en organisations tillgångar finns tillgängliga var och när som helst. Det är därför en stor fördel att använda ett DAM-system som är tillgängligt snabbt och säkert från mobila enheter, så som din telefon, surfplatta eller laptop.

Med ett mobilvänligt DAM-system kan alla i ditt team, oavsett om de arbetar hemifrån eller är på språng, få tillgång till det de behöver, när de behöver det.

Om det är viktigt för dig med en bra mobilapp för ditt DAM-system, se till att den erbjuder alla funktioner du behöver. Vissa system erbjuder bara en lightversion som app med begränsad funktionalitet.

10. Hur kommer det passa in i ditt team?

Att lansera ett DAM-system i ditt team är ingen självklarhet. Man måste ha med sig att befintliga strukturer, arbetsflöden och hur ditt team fungerar kan behöva skruvas på.

Det är viktigt att du inför DAM-köpet funderar över vilka som behöver komma åt de olika tillgångarna, vilka som hanterar godkännande av tillgångarna innan användning och vilka som ska ha äganderätt till det nya och förbättrade mediabiblioteket.

Det nya DAM-systemet måste helt enkelt lira med er teamstruktur.

11. Har det stöd för behörigheter?

För att ett DAM-system ska kunna serva en hel organisation måste administratörer kunna kontrollera vem som kan komma åt vad – de måste kunna behörighetsstyra ditt DAM-system.

Administratörer behöver exempelvis tillgång till allt samt möjligheten att godkänna tillgångar före användning. Andra användare behöver kanske bara tillgång till vissa bibliotek, vissa tillgångar eller lågupplösta versioner av bilder.

Flexibla behörigheter hjälper alla att få exakt vad de behöver.

12. Hur kommer det att påskynda dina arbetsflöden?

Att kartlägga dina processer och se var ett DAM-system kan eliminera onödiga steg kan vara en bra idé. Det hjälper dig att bestämma vilka funktioner du ska prioritera – hur, när och varför. Vi kan ta två exempel:

Får ditt team ständigt förfrågningar om digitala tillgångar? Då bör du leta efter ett DAM-system som gör det möjligt för andra team att betjäna sig själva direkt från ett bibliotek med förgodkända medier.

Eller behöver ditt team ge fotografer på uppdrag möjligheten att snabbt ladda upp bilder? Då bör du istället leta efter ett DAM-system med flexibla uppladdningsalternativ, så att vem som helst kan lägga till bilder direkt i ditt bibliotek – var de än är.

Det ena utesluter givetvis inte det andra, men det är viktigt att se över hur era arbetsflöden påverkas, och kan förbättras, av er DAM-investering.

13. Har det rapportering och analys?

Att samla alla digitala tillgångar på ett och samma ställe handlar inte bara om att öka effektiviteten. Det ger dig också en bättre överblick över ditt tillgångsbibliotek.

Ett DAM-system med bra rapporterings- och analysmöjligheter ger dig och ditt team insikter om hur era digitala tillgångar används. Dessa insikter kan vara väldigt värdefulla.

Du kanske exempelvis upptäcker att en viss typ av tillgångar är mer populära, och under en längre tid, och därför vill skapa fler liknande sådana. Eller så kanske du märker att värdefulla tillgångar inte utnyttjas i den utsträckning som de borde, och därför behöver tänka om kring din innehållsstrategi.

I vilket fall hjälper ett DAM-system med välutformade analys- och rapporteringsverktyg dig att hålla reda på vem som laddar ner vad samt levererar insikter som annars kan vara svåra att få.

14. Är det säkert?

Säkerhet i system är idag A och O. Likaså när det kommer till DAM-system.

Med en DAM-leverantör som använder korrekt kryptering och säkerhetsprotokoll håller du dina digitala tillgångar säkra.

Ställ dig därför frågor så som “var kommer mina digitala tillgångar förvaras?” och “är datacentret säkert?”. En DAM-leverantör med säkerhet i fokus ska inte tveka på att diskutera frågor likt dessa.

15. Hur bra är kundsupporten?

Vi vet alla hur frustrerande det är att fastna i system och plattformar, där supporten tar timmar, eller ibland dagar, på sig att svara. Leta därför efter en DAM-leverantör som stödjer dig och ditt team med dedikerad supportpersonal.

Digital Asset Management är en pågående process, inte bara en engångsinstallation, varför denna punkt är extra viktig.

När du kommer i kontakt med potentiella leverantörer, berätta för dem vad du letar efter och hur du vill att det ska implementeras. Få en känsla för hur snabbt de svarar och hur de interagerar med dig.

Leta efter ledtrådar för att vägleda dig till en leverantör med bra kundservice.

16. Vilket rykte har leverantören?

Det finns tusentals leverantörer av DAM-system runtom i världen. Välj därför en pålitlig leverantör med erfarenhet av att tillhandahålla DAM-tjänster till stora varumärken och organisationer.

DAM är ett komplext område och det tar därför lång tid att bygga upp kompetensen för att kunna tillhandahåller kunder med DAM-tjänster i världsklass, som lever upp till dessa 16 punkter.

Gör din research och läs oberoende recensioner. Var särskilt uppmärksam på recensioner om det du värdesätter mest – oavsett om det är säkerhet, kundservice eller användarvänlighet.

Vi hjälper er välja rätt DAM-system

Vi har många års erfarenhet av DAM och har hjälpt kunder inom både privat och offentlig sektor och inom de flesta branscher, och vet vad som krävs. Vi hjälper er att reda ut alla frågetecken inför köpet av ett DAM-system. Hör av dig om du vill veta mer om hur ni kan dra nytta av ett DAM-system.