Att skapa resultat i distansteam

Att skapa resultat i distansteam

Fördelar och nackdelar med distansarbete

Digitala möten är onekligen ett smidigt sätt att mötas, och vi har från många håll fått till oss hur vi ska tänka vid hemarbete, men hur kan team arbeta tillsammans över tid genom digitala verktyg? För även om det finns många fördelar finns det också utmaningar med att enkom mötas digitalt. Nedan finner du både de utmaningar som ditt team kan möta och hur du, tillsammans med dina kollegor, kan förbättra situationen.

Vilka är de stora utmaningarna med distansarbete?

Samarbete kräver god kommunikation

För ett gott samarbete i teamet är kommunikation a och o. Med långvariga leveranser i distansteam är en uppenbar risk att icke-verbala signaler delvis kopplas bort från kommunikationen mellan teammedlemmarna. Det finns en utmaning med att icke-verbala signaler skalas av då delar av vår sammanlagda kommunikation sker via kroppsspråk. Du kanske känner igen ”råd och rön” att vi kommunicerar upp mot 80% med icke-verbala signaler?

Att vissa delar av kommunikationen försvinner stämmer men främst sker avskalningen via digitala verktyg när kommunikationen innehåller attityder och/eller känslor. Därmed kan vi inte förvänta oss att attityder och känslor om uppkomna problem, eller lösningar på dessa, förmedlas genom ett digitalt möte på samma sätt som vid ett fysiskt där vi kan fånga upp icke-verbala signaler tydligare.

Utöver kommunikation som innehåller attityder och/eller känslor, t.ex. information eller tilldelning av arbetsuppgifter – är den digitala mötesplatsen utmärkt. Om de tekniska förutsättningarna med bild, ljud och digital plattform är rätt såklart.

Utmaningar med gruppsammanhållning

För att en grupp ska kunna prestera gott över tid måste det finnas ett mått av gruppsammanhållning. Gruppsammanhållning kan definieras som den upplevda lojalitet som finns mellan teammedlemmarna vilket gör att grupper inte splittras eller upplöses. Gruppsammanhållning har visat sig svårt att skapa från grunden utan fysiska möten i uppstartsfasen men det finns grundläggande åtgärder som du i ditt team kan göra för att öka gruppsammanhållningen – och därmed skapa resultat över tid:

• Skapa socialt förtroendekapital genom att uppmana till en social dimension i kommunikationen i teamet. Prata inte bara jobb!
• Avsätt tid för digitala – gemensamma – raster. Varför inte utmana kollegorna på quiz?
• Fördela tydligt vem som gör vad, när och hur till samtliga deltagare. För att skapa gruppsammanhållning måste förtroende mellan teammedlemmar upprättas och bevaras. Ett tips är att ge varandra inblick i vilka arbetsuppgifter andra teammedlemmar gör just nu. Daily stand-up har alltså aldrig varit viktigare.

Kollegialt stöd

I och med avståndet till dina teammedlemmar och avsaknaden från icke-verbala signaler ges det få möjligheter att uppmärksamma sinnesstämning eller andra tecken på exempelvis missnöje eller ohälsa. En uppenbar risk är därmed att arbetet fortgår utan att signaler på stress eller att missnöje från teammedlemmar uppmärksammas av andra medlemmar i gruppen.

Vad kan vi göra för att ge kollegialt stöd i ett distansteam?

• Skapa kanaler för social kommunikation mellan teammedlemmarna.
• En förväntan på projektledare/chef i ett distansteam är att ha telepresence, det vill säga vara tillgänglig, synlig och handlingskraftig – digitalt.
• Avsätta tid för veckoavstämningar på tu man hand med chef/projektledare eller mellan mentor och utvecklare. Agenda för avstämningarna bör, utöver arbetsmässiga framsteg, vara: stress, kontroll och stöd och att individuella band skapas med teammedlemmarna.

Vad kan du som teammedlem göra?

En grupp består av individer och för att gruppen ska vara presterande över tid måste du som individ ta ansvar. Vad kan du som individ tänka på när det är dags för distansarbete?

• Se till att du har rätt tekniska förutsättningar.
• Tänk på att låta alla komma till tals vid gemensamma möten och ring hellre upp än formulera problem i text om ni inte får klarhet i lösning på ett eventuellt problem.
• Tänk ergonomi även på hemmaplan. Att jobba från sängen eller soffan är något vi alla, förutom din rygg, drömmer om.
• Prata om annat än jobb med dina kollegor och våga fråga om andra teammedlemmar mående.
• Planera dina arbetspass och försök att undvika distraktioner som tvätt, ugnsrengöring, netflix eller trädgårdsarbete under dina utsatta arbetspass.
• Var tydlig i din kommunikation, säg till om du behöver hjälp och erbjud hjälp till de teammedlemmar som ännu inte är helt självgående.

Ta tillvara på den digitala världens möjligheter!

Sammanfattningsvis innebär distansteam att det är än viktigare att bibehålla kontakten med sina kollegor och hålla varandra uppdaterade om arbetsvardagen. Även om den fysiska distansen är stor ska teamet upplevas som nära – en uppgift som såklart medför sina utmaningar. Ta till vara på den digitala världens möjligheter och lycka till!

Har du några ytterligare tips på hur man optimerar distansarbetet? Hör gärna av dig till mig, så kan vi diskutera vidare!