Myndighetens arbete viktigare än någonsin
Havs- och Vattenmyndigheten, med huvudkontor i Göteborg, arbetar för att lösa viktiga miljöproblem och skapa en hållbar förvaltning av hav, sjöar och vattendrag i Sverige. Man har idag cirka 400 anställda och i och med det rådande läget gällande klimatet i världen är deras uppdrag viktigare än någonsin.
Ett projekt – två produkter
Efter att Consid genomfört en förstudie hösten 2018 framkom behovet av att dela in projektet i två delar. Detta då myndigheten haft delar av medarbetarwebben öppen för alla på hemsidan, andra delar tillgängligt för de anställda i inloggat läge. Nu var det istället dags att samla intern information på ett intranät och den externa informationen på externwebben. Ett projekt – två produkter, med andra ord.
Den första produkten i projektet bestod därför av ett toppmodernt intranät som möjliggör samarbete, internkommunikation samt informations- och dokumenthantering i stora volymer.
Offensiv tidsram för effektivt projekt
Sedan september i fjol, då projektet inleddes, har Consid i tätt samarbete med Havs- och Vattenmyndigheten utvecklat vad som igår lanserades – ett helt nytt intranät. På bara ett halvår har man gått från idé till färdig produkt, något som Joakim Jacobzon, kommunikatör på Havs- och Vattenmyndigheten, tyckt varit utmanande men väldigt givande och effektivt:
– Tidsramen för detta projekt har varit väldigt offensiv. Vi har på ett halvår skapat ett intranät som förhoppningsvis ska ge positiva effekter redan från första dagen. Vi har stött på många utmaningar längst vägen och projektgruppen har tvingats ta flera snabba beslut. Vi har varit väldigt nöjda med samarbetet med Consid som varit väldigt flexibla och enkla att jobba med. Med stor tillit till varandra har vi tagit oss igenom projektet i högt tempo och kunde igår lansera vårt efterlängtade intranät.
Skjuta upp på grund av Corona? Absolut inte!
I och med den situation som råder i världen med ett virus som sprider sig och länder som stänger ned fanns ett tydligt fokus från Havs- och Vattenmyndigheten: att få intranätet klart snarast möjligt. Det fanns aldrig någon tvekan hos Joakim, trots diskussioner kring att skjuta på projektet i och med den råddande Corona-situationen:
– Jag tycke att det var en självklarhet att köra på som planerat, det är ju nu som vi verkligen behöver det nya intranätet – när många kan komma tvingas sitta hemma. Intranätet blir det digitala fikarummet, att som medarbetare känna att man har kollegor runt sig som ger tumme upp, peppar och kan samarbeta i stort sett precis som på kontoret.
Många fördelar med ett nytt intranät
Med det nya intranätet har man möjlighet att kommunicera på ett helt annat sätt. Varje anställd har numera en egen profil där man kan presentera sig. Man kommer lätt åt information som vad man jobbar med, något som är viktigt på Havs- och Vattenmyndigheten där man har en stor bredd i arbetsuppgifter där allt från forskning och vägledning till digitalisering och kommunikation innefattas.
Man kan skapa tvärfunktionella grupper och följa grupper och personer för att hålla sig informerad. Den sociala sammanhållningen som skapas via intranätet binder också samman de anställda på helt nya sätt digitalt. Joakim berättar mer:
– Många anställda bär på en enorm kunskapsbank. Intranätet ska förhoppningsvis inspirera till att man vill dela med sig av den kunskapen och motivera andra att bidra. Men det kan också handla om att peppa sina kollegor inför en viktig konferens, eller vardagliga aktiviteter som tävlingar eller gemensamma idrottsaktiviteter. Vi ser stora sociala möjligheter med det nya intranätet vilka vi ser fram emot att se effekten av framöver.
Det nya intranätet lanserades den 25 mars och nu fortlöper projektet med produkt nummer två – externwebben, som även den utvecklas av Consid.
Vill du veta mer om fördelarna med intranät?
Vill du veta mer om hur ett nytt intranät kan effektivisera din organisations digitala arbete? Läs mer om vårt erbjudande inom intranät eller kontakta Carin, du hittar hennes kontaktuppgifter längst upp i detta inlägg.
