Nedslående mötesstatistik
Undersökning efter undersökning visar samma dystra statistik, och som exempel visar en undersökning från 2021 beställd av analysföretaget Mötesteknik denna nedslående statistik:
- 50 % av våra möten saknar syfte och mål. Vi vet alltså inte varför vi är där och vad vi förväntas uppnå.
- 50 % av mötesdeltagare är dåligt förberedda vilket leder till ineffektiva möten där vi slösar varandras tid.
- 40 % anser att det är otydligt vad som bestäms under mötet vilket inte ger någon framåtriktning.
5 framgångsfaktorer för effektiva hybridmöten
Jag, Ann Svalling – affärsutvecklare och konsultchef på Consid, kan prata passionerat i timmar om möteskultur och möten. Men i detta blogginlägg kommer jag att i all korthet ge er mina fem bästa tips på hur din organisation får bukt på mötesproblematiken genom bättre hybridmöten.
1. Testa tekniken
För att se till så att tekniken fungerar som önskat är det viktig att testa din utrustning inför mötet, såsom headset, mikrofon, kamera/kameror. Det viktigaste är att alla i mötet hör varandra tydligt, men videon är nog så viktig. Ser vi varandra kommer vi närmare varandra och har lättare att hålla fokus och skärpa i rummet.
Ett enkelt tips är att alla även de i mötesrummet kopplar upp sig och delar video. På så sätt ser alla varandra tydligt och de som är på distans blir på så sätt mer närvarande i rummet.
2. Sätt spelregler för vad som gäller på mötet
Exempel på spelregler som ni kan sätta upp för mötesdeltagarna:
- Om det är ett möte med upp till 5 deltagare behöver ingen vara mutade. Detta för att utan kunna prata fritt och få igång en diskussion som inte störs av att medlemmar pratar utan att “avmuta” sig utan att samtalet kan få flöda fritt och naturligt.
- Vi räcker upp handen och inväntar att moderatorn fördelar ordet.
Om det är ett stort möte så är risken stor att det bara är ett fåtal som får sin röst hörd om det inte styrs av en moderator. Diskussionen blir bättre och fler kommer till tals om samtalet styrs upp. - Kameran ska vara på. Genom att kameran är på så efterliknar vi det fysiska mötet mer där vi kan läsa av ansiktets mimik och kroppsspråk. Våra diskussioner blir bättre eftersom vi även kan se och tolka varandras mimik. Vi skärper också till oss och blir mer fokuserade i mötet bara för att vi vet att vi syns.
3. Tydlig moderator som styr agendan
En moderator kan styra handuppräckning, gruppindelning med mera. Med en tydlig moderator motverkar ni problematiken med ett så kallat ”A”- och ”B”-lag där rösterna som fysisk befinner sig på plats i samma rum hörs och lyssnas till mer.
4. Tillämpa incheckning
För att skapa fokus på mötet och inte sitta i andra tankar så är det viktigt att från början få alla mötesdeltagare aktiva. Det är därför effektivt att börja med en incheckningaktivitet.
En sådan aktivitet kan helt enkelt vara att alla får svara på vad de vill ha ut av mötet eller så kan det vara en fråga för att bryta isen och skratta för att komma in i en kreativ stämning. Incheckningen är än mer viktigt i hybridmöten för att se till att alla kommer till tals redan från början
5. Aktivera deltagarna under hela mötet
För att behålla mötesdeltagarnas fokus är det viktigt att alla får vara aktiva i mötet. I ett möte där fokus kan hållas blir kvaliteten mycket bättre och ni åstadkommer mer ihop. Exempel på hur ni kan aktivera alla mötesdeltagare för att få dem delaktiga under hela mötet:
- Utforska en whiteboardfunktion där ni tillsammans kan bidra.
- Dela upp er i olika grupprum för att diskutera i mindre grupper.
- Använd er av interaktiva inslag för frågor såsom Forms i Teams eller Mentimeter.
Önskar ni mer hjälp för att få ordning på era möten och möteskultur? Eller på något annat sätt ser att ni behöver jobba med er digitala arbetsplats för att bli mer effektiva? Kontakta oss på Consid.
