PIM, CMS och DAM – hur hänger de ihop?
I IT- och techbranschen talar vi ofta i termer av en digital plattform som består av olika komponenter, så som PIM (Product Information Management), CMS (Content Management System) och DAM (Digital Asset Management). Detta skapar en förvirring, inte minst vad gäller DAM, kring vilken komponent som utför en särskild uppgift bäst och om man verkligen behöver kompletterande system eller gör bättre i att hålla sig till ett enstaka system.
I grund och botten handlar detta om att man behöver få en förståelse för vilken kompetens och vilka fördelar de olika systemen har, och på så sätt förstå vilken plats de har i floran av olika digitala verktyg.
Detta blogginlägg kommer behandla just denna frågeställning, med fokus på DAM:ets roll, och vår förhoppning är att du, efter att ha läst detta inlägg, förstår varför ett PIM eller ett CMS i de allra flesta fall inte kan ersätta ett DAM.
MarTech är en sammanslagning av begreppen Marketing och Technology och innebär digitala lösningar som stödjer marknadskommunikationen. DAM är en viktig pusselbit för MarTech. Eftersom MarTech är teknologibaserat blir det enklare att lyckas med digital, datadriven och automatiserad marknadskommunikation.
Vad är skillnaden mellan ett DAM och ett PIM?
Både PIM:et och DAM:et specialiserar sig på att hantera större mängder information, det känner vi till och är nog någorlunda överens om. Om man däremot zoomar ut en aning och gör en jämförelse kring vilken typ av information systemen hanterar, så upptäcker vi snabbt stora skillnader.
Vad är ett PIM?
Såhär definierar Wikipedia vad ett PIM är: ”Product Information Management, processer och system (PIM-system) avseende central hantering av information om produkter, med fokus på de uppgifter som krävs för att marknadsföra och sälja produkterna genom en eller flera distributionskanaler.”
Med andra ord är alltså ett PIM:s uppgift att hantera marknadsföringsmaterial för produkter. Ett par exempel på detta kan vara:
- Produktbilder
- Produktbeskrivningar
- s.k. ”Action Shots”
- Manualer
- Etc.
Ett PIM är alltså ett utmärkt verktyg för att hantera digitala tillgångar kring produkter.
Vad är ett DAM?
Om man istället siktar på att ta ett helhetsgrepp kring hantering av samtliga av en organisations digitala tillgångar bör man däremot utvärdera ett DAM. Nedan lista visar vilka system som innehåller digitala tillgångar och som ofta ryms inom en organisation.
- Open API
- Mediabank
- Intranät
- CMS
- E-commerce
- Sociala medier
- Grafisk design
- Dokument
- PIM
- ERP
För att ytterligare konkretisera vad dessa digitala tillgångar kan bestå utav följer här några exempel på vad de faktiskt kan bestå av; bilder, produktbilder, logotyper, ikoner, typsnitt, presentationsmaterial, broschyrer, banners, video & reklam, arkiverade dokument, personalbilder, pressmaterial, Brand Book, avtal och så vidare.
Ett DAM har alltså en bredare och mer holistisk hantering av en organisations digitala tillgångar. Sammanfattningsvis, när du överväger ett PIM eller DAM, är det viktigt att se till att tydligt kartlägga behovet av att inte bara hantera era produkter, utan att se till hela varumärket. Chansen är att ett DAM hjälper till på flera sätt än att bara hantera produktinformation. Det finns naturligtvis inga system som passar alla behov, men man ska definitivt inte utesluta ett DAM, av anledningen att man redan har, eller ska investera i, ett PIM.
Hur förhåller sig ett DAM till ett CMS?
Som sagt finns det inget system som är bäst på att klara av allt, utan det handlar om att hitta rätt i att kombinera system som matchar de behov man som organisation har. Däremot lämpar sig vissa kombinationer bättre än andra, och CMS + DAM är precis en sådan kombination. Låt mig förklara varför.
DAM och CMS löser relaterade problem, men med vissa viktiga skillnader. Ett CMS gör det enkelt att publicera, men det gör det inte möjligt för organisationer att spåra och organisera de digitala tillgångar som publiceras på ett enkelt sätt. DAM är definitivt inte ett verktyg man ska använda för att publicering, men det ger å andra sidan organisationer möjlighet att lägga till metadata för varje tillgång och bygga robusta sökbara databaser för varje tillgång som ett företag skapar. Effekten blir ett publiceringsverktyg som har en otroligt kraftfull hantering av digitala tillgångar och som är mycket väl organiserat.
Dessa två i kombination skapar många symbiotiska fördelar. Först och främst blir tillgångar lätta att hitta och lätta att distribuera, samtidigt som CMS-mediebibliotek kan ignoreras vilket är bra eftersom de regelbundet leder till förvirring och missbruk av tillgångar. Dessutom kan tillgångar, som en gång organiserats, utnyttjas dynamiskt för specifika publikgrupper. Utöver detta så ökar publikationsgraden genom att man enkelt kan återanvända annonsmaterial, meddelanden, mallar, innehåll och dylikt.
DAM skapar en enda källa till sanning samtidigt som gör det möjligt att behålla rena databaser medan användare behåller funktionaliteten att publicera sig själva (via CMS:et). Ett DAM dokumenterar och utnyttjar dessutom ditt institutionella minne på ett effektivt sätt. När det gäller programvara kan ofta problem uppstå när mer än en akronym slängs in i mixen, men de fördelar som skapas av att använda både ett CMS och ett DAM-system gör insatserna värda.
Så hur ska man som organisation tänka kring DAM?
Ett DAM är alltså mycket mer än en plats att förvara foton på. DAM:et fungerar utmärkt att kombinera med andra system och existerar alltså inte för att stjäla showen, utan snarare för att underlätta och stödja en organisations processer. Det blir för varje dag som går lättare att integrera ett DAM med ett CMS, och det går idag att integrera mot i princip alla vedertagna CMS:er som existerar idag, vilket underlättar integrationen ytterligare.
Utöver detta tillhandahåller DAM även spårbarhet, sökbarhet, statistik och metadata, samt godkännande till varje individ som har sin information lagrad eller publicerad i realtid, vilket kommer med många fördelar sett ur GDPR-synpunkt, vilket givetvis också är viktigt att ha i åtanke vid hantering av digitala tillgångar. Mer om det längre fram i denna bloggserie!
Vi på Consid har tidigare hjälp kunder så som NIBE, Dometic, Domstolsverket och Camfil med att integrera DAM i dess digitala miljö för att skapa ordning och reda digitalt. Läs mer om vad vi tidigare gjort för våra kunder.
Vill du veta mer om vad just din organisation kan vinna på effektivare hantering av era digitala tillgångar och hur ett DAM skulle kunna bistå er i ert dagliga arbete? Läs mer om vårt erbjudande inom DAM och tveka inte på att kontakta oss.
