Consid i debatt: “Bygg en anbudsprocess baserad på dialog och samarbete”

Ni känner igen scenariot, en upphandling dimper ned. Det är december, byrån går på högvarv och det är stundande högtider runt hörnet. Också den upphandlande organisationen har jobbat hårt hela hösten med att forma anbudsunderlaget.

Det fiktiva caset gäller kommunikation för ett icke-existerande utomhusvattenland. Bara färdigproducerade enheter får lämnas in, utan beskrivningar av idé eller process. Det ska fotas och filmas, sa jag att vi är i december? Den fiktiva budgeten är svindlande låga 60 000 kr. Det ska täcka koncept/kampanj, film, foto, aktivering i social, storformat, print och så vidare.

Jag summerade 2024 års anbudsarbete hos oss, cirka 50 anbud, 8 000 timmar i nedlagd tid. Men det här ska inte handla om kommunikationsbyråer som gnäller på Lagen om offentlig upphandling, LOU, pris över kvalitet, brist på förståelse, tids- och resurskrävande processer och missgynnande av mindre aktörer, det har det skrivits om förr.

LOU är en lag och lagar ändras inte hur enkelt som helst och ytterst handlar det om skattepengar och de borde gå till mer än 6 kr per skolmåltid.

Så, inköpschefer och kommunikationschefer, ska vi inte ta ett nytt grepp inför 2025? Det går faktiskt att närma sig anbudsprocesser på ett mer strategiskt och dialogdrivet sätt, som skulle minska nackdelarna med LOU och skapa bättre förutsättningar för ett framgångsrikt samarbete. Låt mig ge några förslag:

Bygg en anbudsprocess baserad på dialog och samarbete

Under hösten gick Kriminalvården ut i Sveriges största kommunikationsupphandling 2024. Det var en upphandling baserad på konkurrenspräglad dialog och innovationspartnerskap, där strategi och samarbetsförmåga var en central del av processen. Relevanta insikter presenterades, frågor utifrån organisation, samhälle och omvärld, inte fiktiva case, skulle besvaras och presenteras i dialog med kunden. Detta möjliggör en djupare förståelse för den upphandlande organisationens behov och mål, samtidigt som anbudslämnaren kan visa sin strategiska förmåga och kreativitet.

Satsa på workshops under anbudstiden

Inkludera workshops eller interaktiva möten där anbudsgivarna får visa sina arbetsmetoder, idéer och strategier. Det här ger en mer dynamisk bild av byråns kompetens än vad enbart anbudsdokument kan göra och ger en försmak av hur det kreativa samarbetet faktiskt kommer se ut i praktiken.

Föreslå en dynamisk rangordning

Rangordning betyder i praktiken att vinnande byrån tar alla uppdrag (om den inte visar sig vara totalt inkompetent). Så om det gäller ett ramavtal, föreslå att rangordningen av leverantörer görs dynamiskt baserat på prestation, inte bara en fast initial utvärdering.

Ni får då möjlighet att välja den mest lämpade leverantören för specifika projekt, vilket kan öka både kvalitet och konkurrens och till syvende och sist ge mer bang for the buck för skattebetalarna.

Förbättra kravställningen

En RFI (Request for Information) är, eller borde vara, er golden ticket, ett verktyg för att samla in information från potentiella leverantörer innan en formell upphandling påbörjas. Det är inte ett bindande dokument utan en undersökning som hjälper er att få bättre förståelse för marknaden, tillgängliga lösningar, och potentiella leverantörers kapacitet. Otydliga eller för snäva krav begränsar kreativitet, en RFI ger er alternativ för hur ni kan balansera krav på pris, kvalitet och innovation och ger byråerna möjlighet att ge sin syn på alltifrån trender och tendenser till hur ni bäst utformar upphandlingen för att få till bästa möjliga förutsättningar. Det borde vara en självklarhet att alltid genomföra en, men så är det inte i dag. Märkligt, kan man tycka.

Genom att föreslå och implementera dialogbaserade och samarbetsdrivna anbud kan ni hjälpa till att överbrygga många av LOU:s utmaningar och öka chanserna till ett framgångsrikt samarbete. Men också bespara framförallt er själva vad som måste vara oceaner av arbetstid som kunnat gå till annat istället för att utvärdera och läsa hundratals med sidor med mer eller mindre halvbra lösningsförslag som tagits fram utifrån mer eller mindre orimliga förutsättningar i upphandlingsunderlaget.

När det här lyckas som det borde göra och LOU fungerar som det är tänkt, är det inte vare sig byråerna eller kommunikationsavdelningarna som kammar hem största vinsten utan de som finansierar kalaset, det vill säga skattebetalarna.

Läs debattartikeln på Resumé – sidan öppnas i ett separat fönster.