Det närmar sig lansering av Copilot på svenska – här är vad du ska tänka på

Copilot är samlingsnamnet för Microsofts AI-assistenter som kan användas inom olika områden, inte minst Microsoft 365 med applikationer som miljontals människor använder varje dag så som Teams, Word, Outlook och PowerPoint. Copilot erbjuder en assistent direkt in i arbetsvardagen, något som kommer kunna skapa oanade möjligheter till tidsbesparing, effektivitet och bättre medarbetarupplevelse.

– Microsoftmiljön är många människors digitala arbetsplats, inom både privat och offentlig sektor. Vi ser att Copilot har potential att bli en gamechanger i hur vi arbetar och vad vi lägger vår tid på, säger Emma Fahlstedt, övergripande affärsområdesansvarig Employee Experience på Consid.  

Än så länge finns Copilot inte på svenska, men det är på väg att ändras. I mars eller april 2024 väntas Microsoft lansera AI-assistenten för Microsoft 365 i Sverige, vilket kan innebära stora förändringar och nya möjligheter i det interna arbetet hos de svenska företagen. 

Det pågående paradigmskifte som AI innebär kommer att förändra hur många arbetar. Det betonas ofta hur viktigt det är att vara med på AI-tåget, men det är även viktigt att göra ett ordentligt förarbete innan och inte rusa in med huvudet först. 

– Det viktigaste är att förbereda sig och få ordning på sin interna information. I och med att Copilot går in och tittar på all information som finns i Microsoft 365 som en användare har åtkomst till så är det viktigt att den informationen stämmer och att man har korrekta behörigheter. Om det ligger mycket gammal eller inkorrekt information så kommer AI-verktyget också ge dig gamla och inkorrekta svar, säger Henrik Jacobsson, ansvarig för Modern Workplace på Consid.

Consid kan hjälpa till i hela kedjan – från förarbete och utbildning till implementering och användning. Det är viktigt, menar både Emma Fahlstedt och Henrik Jacobsson, att identifiera varje organisations unika behov och sedan hitta en lösning utifrån det specifika behovet.  

– A och O är också att se över hur organisationens övergripande AI-strategi ser ut. Vi möter idag dagligen organisationer som är nyfikna på AI och vilka möjligheter det ger, men man har inte funderat över vilka problem AI faktiskt ska lösa, hur man ska använda det och vilka ramverk som ska finnas. Det kanske är Copilot man ska använda, kanske ChatGPT eller annan generativ AI, men man måste börja med en strategi som också tar in frågor som arbetssätt, etik och inte minst säkerhet. Därefter kan man besluta om verktyg och teknik, säger Emma Fahlstedt. 

Ytterligare en viktig aspekt att ta hänsyn till är utbildning. För att kunna navigera sig i och använda Copilot eller annan AI, krävs det en viss kunskap, och den måste förmedlas till medarbetarna.

– En del av förarbetet inkluderar att se till att ens medarbetare får rätt kunskap och utbildning för att använda verktyget. Det är de som ska sitta i det varje dag och därför måste de få rätt förutsättningar, säger Emma Fahlstedt.

Men hur var det nu med säkerheten?

Ett ofta förekommande ämne i relation till AI är informationssäkerhet. Microsoft har tydliga regelverk gällande informationssäkerhet i Microsoft 365 i och med lanseringen av Copilot.

– Microsoft garanterar att data i Copilots inte sedan åker ut och används för till exempel upplärning eller utanför den interna miljön. Det är en stor fördel jämfört med många andra AI-plattformar, säger Henrik Jacobsson.

Men det räcker inte endast med Microsofts regelverk och garantier, varje organisation behöver själv göra jobbet kring sin egen säkerhet och vilka riktlinjer som ska gälla för varje unik organisation.

– Man måste sätta upp riktlinjer, för så fort man börjar använda ett sådant här verktyg ställs etiska och säkerhetsmässiga frågor. Vad får man göra och vad får man inte göra? Det behöver man tidigt ha på plats och fundera på hur riktlinjerna och ramverket ska se ut för företaget och dess medarbetare när man använder AI och Copilot, säger Emma Fahlstedt.

Om du vill få ytterligare information om Copilot eller behöver hjälp att utforska potentialen för användning av AI inom din verksamhet, är du välkommen att kontakta oss på Consid.